تخطط أغلب الشركات للحفاظ على نموذج عمل هجين يجمع بين الموظفين الذين يعملون عن بعد أو في المكاتب. تبرز الحاجة إلى تطوير عملية إعداد الموظفين الجدد Onboarding بالتوازي مع تركيز الشركات على رقمنة وتبسيط العمليات التقليدية عبر الاجتماعات الشخصية و غيرها. بشكل عام مازالت أغلب عمليات الإعداد ورقية. لكن توضح الاحصائيات أنه عندما يعيش الموظفون عملية إعداد فعالة و سلسة و شاملة دون مبالغة فإنهم سيبقون في المؤسسة لوقت أطول.
ما الذي يجعل عملية إعداد الموظفين الجدد فعالة؟
يشارك معكم روبودين هذا المقال الذي يعتبر أن عملية الإعداد الفعالة الموظفين الجدد تساعدهم على تعلم ما يحتاجون إلى معرفته من أجل أداء وظائفهم أو استخدام خدمات الشركة. يجب أن توجههم أيضاً عبر تقديم المعلومات المطلوبة لبدء الأمور. يمكن أن يؤدي الإعداد غير الكافي إلى شعور الموظفين الجدد بالضياع في أدوارهم و بالتالي عدم استفادة المؤسسة من الخدمات التي يحتاجونها.
ليس المعيار هنا طول عملية الإعداد أو قصرها، كانت طويلة أو مختصرة ، ولكن أن تمكن الموظفين من فهم ما تحتاجه المؤسسة منهم بطريقة منظمة وشفافة و كذلك توفير الأدوات المناسبة لهم للعمل. و تختلف طريقة الإعداد حسب قطاعات العمل و معايير العرض و الطلب.
يعد سوق العمل المتخصص في مجال التكنولوجيا مكاناً صعباً وتنافسياً للغاية في الوقت الحالي. إن المخاطر كبيرة جداً و السعي لاستقطاب الكفاءات على أشده. لدرجة أن بعض الشركات تقدم إجازات مدفوعة الأجر قبل أن يبدأ الموظفون الجدد العمل.
كما يقولون، الانطباعات الأولى تدوم. و كذلك فإن الانطباعات الأولى في التوظيف تنشأ في مرحلة الإعداد. هناك يتم استقبال الموظفين في المؤسسة ومن ثم تزويدهم بكلما يحتاجونه لبدء العمل. و بسبب التنافسية في قطاع التكنولوجيا فإن الشركات تسعى إلى المضي قدماً في عملية الإعداد فقد يعرضها ذلك إلى مخاطر سيبرانية- كما هو الحال مع أي عملية تجارية سريعة.
تبادل البيانات الحساسة
كجزء من عملية الإعداد ، سيحتاج الموظفون إلى تبادل البيانات الشخصية الحساسة مع المؤسسة. في الواقع ، إن وجود خطة جيدة التنظيم “لليوم الأول”. في هذا اليوم تقدم فيها المؤسسة بطاقة العمل و اسم المستخدم و كلمة السر الافتراضية وجداول الأجور بينما يقدم لها الموظف معلوماته الشخصية وبيانات الموارد البشرية. لذلك فمن المهم أخذ أمن المعلومات بعين الاعتبار للحفاظ على خدمة جيدة للموظفين وضمان تبادل المعلومات بأمان. تعتبر سلاسة هذه العملية نقطة قوة للمؤسسة و لكن هذه الحالة الوردية لا يجب أن تحجب حقيقة أن هذا هو المكان الذي يمكن أن تحدث فيه مخاطر الأمان.
في الواقع ، كان العام 2022 عاماً مليئاً بخروقات البيانات. تعرضت كل من Microsoft و Uber و Ronin و News Corp لهجمات ضخمة. من أجل ضمان إمكانية تبادل البيانات الحساسة بأمان ، من الضروري إجراء مراجعة شاملة لأنظمة أمان الشركات والطرف الثالث. ستعمل مواقع الانترانت الآمنة على السماح بنقل البيانات إلى الأعمال من الموظف في مرحلته الأولى مما يوفر الحماية لكلا الطرفين.
إعداد الموظفين الجدد – حماية بيانات الشركة
مع وجود موظفين في نظام الشركة ، من المهم أن يكون لديهم وصول فوري إلى الموارد ومصادر المعرفة لبدء تطويرهم ودعم عملهم وقياس تقدمهم. من المهم أن تحتوي قواعد المعرفة هذه على موارد مهمة ودقيقة ، ولكنها تحتاج أيضاً إلى الحماية. يعتبر التجسس السيبراني للشركات من المخاطر الجسيمة. وفقًا لمجلة Security Magazine ، تسببت سرقة معلومات الشركات بأضرار تصل لمئات الملايين من الدولارات في 2020-2021 . وفقاً لذلك ، يعد تطبيق سياسة إدارة بيانات صارمة وضمان الحفاظ على الملفات بشكل آمن أمراً أساسياً لأي شركة.
توليد الروابط الاجتماعية
من الفوائد الرئيسية التي يمكن أن تقدمها الشركات للموظفين هي التواصل. ستكون الشركة قناة يمكن للموظف من خلالها التواصل مع أقرانه في الصناعة و وضع فائدة هذا التواصل بخدمة شركته. يعتبر بناء قنوات التواصل جزء أساسي من الإعداد – ولكن ، كما هو الحال مع الجوانب الأخرى ، فإنه يجلب المخاطر. إن ضم موظف جديد إلى الفريق ثم جعله على اتصال بالشبكات القائمة داخل و خارج الشركة له مخاطره. و على العكس من ذلك ، فإن عدم معرفة الموظفين الحاليين بشبكات التواصل المرتبطة بالشركة هو أيضاً خطر يؤدي تعريض هذه الشبكات لمخاطر إضافية وتهديدات إلكترونية .
كما هو الحال مع جميع حلول الأمن السيبراني للشركات ، من المهم فحص أدوات التواصل داخل الشركة و بين موظفيها وتعزيز أمانها. للتحقق من البيانات والأصول التي تتم مشاركتها ، والتأكد من أن الموظفين على دراية بمسؤولياتهم الأمنية.
